Productividad en la recepción de tu consultorio médico

Productividad en la recepción

Productividad en la recepción de tu consultorio médico

26.10.2018

La productividad en la recepción de tu consultorio es indispensable para brindar un servicio completo a tus pacientes, por lo que tu recepcionista es la persona que frecuentemente funge como la cara de un consultorio y suele ser la primera línea de comunicación con los pacientes y prospectos.

Para poder obtener una productividad en la recepción de tu consultorio es indispensable que tu recepcionista cargue responsabilidades que van mucho más allá de las tareas fundamentales en el funcionamiento de un consultorio como recibir a los pacientes y coordinar la agenda médica. A su vez es importante brindarle consejos de productividad para para ayudar a crecer y perfeccionar su labor.

Una productividad en la recepción de un consultorio efectiva tiene que mantener una administración de la agenda de citas que es una de las principales tareas, por lo que es importante que ponga atención a:

  • Revisarla a diario e ir actualizándola según los movimientos de horario y nuevas citas que surjan diariamente
  • Recordar a los pacientes vía telefónica las fechas de sus citas, solicitando su confirmación preferentemente uno o dos días antes y unas horas antes del compromiso. Esto con el objetivo de tener la menor cantidad posible de tiempo muerto en caso de que un paciente no pueda asistir.
  • Hacer el recordatorio del día anterior vía email y el del mismo día por teléfono.

La productividad en la recepción de un consultorio también abarca la función de coordinar el mantenimiento adecuado del consultorio (orden y limpieza). Esta una actividad que frecuentemente suele quedar en manos de la recepción, en donde lo más importante es:

  • Coordinar que el consultorio luzca ordenado y limpio, llevando un correcto seguimiento del servicio de limpieza para que se haga el aseo en tiempo y forma.
  • Organizar las cosas que a diario se desorganizan por la misma afluencia de pacientes: las revistas, dulceros, portaplumas, televisor, baño, y juguetes del área para niños (en caso de haber alguna).

A su vez, la productividad en la recepción también debe de contar con actividades principales como la lista de pendientes que el médico especialista le haya delegado para su adecuado seguimiento.

  • Para un óptimo seguimiento de estos pendientes es importante que la recepcionista se apoye con el especialista para asignar una adecuada prioridad a cada tarea.
  • Dar prioridad a las actividades como llamadas, confirmaciones de citas, agendar salas de operación, coordinar a enfermeras/ anestesiólogos/ personal médico y dejar para el final aquellas que no son tan apremiantes como organizar archivos, aprovisionar el consultorio con material médico, etc.
  • Tener agendadas las actividades poco frecuentes como el pago de la renta y servicios del consultorio, reservaciones de viajes, trámites de seminarios, cursos, diplomados, etc.
  • Evitar llevar una agenda distinta a la del doctor, ya que esto dificultaría una adecuada coordinación con el especialista, ya que, de haber una discordancia, puede afectar a los tiempos de cirugía de un paciente. Lo más recomendable siempre será que se maneje una sola agenda, ya sea electrónico o en papel ya que esto contribuirá a brindar un buen servicio a los pacientes.

 

Referencia: https://blog.medicbook.com.mx/posts/7-consejos-de-productividad-para-tu-recepcionista-medica